Programmer l’envoi d’un rapport

Comment automatiser l'envoi d'un rapport ?

Afin de créer un envoi cliquez sur "Rapports programmés" dans la barre d’action 
 

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Puis sur  Nouveau =>  "Créer un rapport
 
Choix du rapport 
 
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Ensuite, il est nécessaire de joindre un rapport. Cliquez sur le bouton « Joindre un rapport » et vous sélectionnez vos différents paramètres d’envoi : 

Format :

- PDF

- CSV : Choisissez le CSV uniquement si votre rapport contient des tableaux. Les graphiques ne sont pas compatibles avec le format CSV et ne seront donc pas affichés.

Vous pouvez ajouter jusque 4 rapports par envoi :

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Configuration e-mail


Destinataire : Renseignez l'adresse e-mail du destinataire. En cas de destinataires multiples, séparez d’une virgule chaque e-mail ex : xxx@myposeo.com, yyy@myposeo.com, ...


Les options avancées vous permette d’utiliser les champs suivants :

CC : Adresse e-mail que vous souhaitez mettre en copie visible

Cci : Adresse e-mail que vous souhaitez mettre en copie cachée


Expéditeur : Adresse e-mail de l’expéditeur, par défaut contact@myposeo.com
 
Vous avez la possibilité de personnaliser l’expéditeur via la configuration SMTP

myposeo___Rapports___Rapports.png

 

Envoyer par e-mail

Le bouton « Envoyer par email » vous permet de tester l’envoi. 
ATTENTION : ce test ne génère pas les fichiers. Il s'agit simplement d'un test pour vérifier l'expédition

Sauvegarder un template 
Ce bouton vous permet de sauvegarder les paramètres de mail ou d'upload FTP uniquement afin de les réutiliser rapidement dans une autre programmation.

ATTENTION : Il faut poursuivre la configuration pour sauvegarder votre envoi global avec les autres paramètres (choix des rapports + choix de la fréquence etc ... )

Configuration sur FTP / sFTP 

Pour le dépôt FTP, les champs « Nom du serveur », « Nom d'utilisateur » et « mot de passe » sont requis tandis que le champ « Dossier » vous permet d’indiquer le dossier où vous souhaitez déposer votre fichier.
A noter qu’il est possible de tester le bon fonctionnement du FTP en cliquant sur le bouton « TEST DE L’ENVOI Envoyer ce rapport sur mon FTP". Un fichier de test est alors envoyé sur le serveur.


Voici en exemple une configuration d'envoi en SFTP à partir d'un template :

myposeo___Rapports___sFTP.png
 

Si vous avez besoin d’envoyer votre rapport sans attendre le délai lié à votre programmation, vous pouvez le faire à partir de la liste de vos rapports programmés :


Cliquez sur les 3 points disponible dans la colonne principale > choisissez "Envoyer maintenant" > ainsi les rapports sont générés et envoyés instantanément.

 
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Sauvegarde des templates d’envoi

Afin d’optimiser votre temps lors de l’automatisation de votre reporting, tous les éléments de vos envois programmés sont maintenant sauvegardés dans les templates d’envois.

Vous retrouverez cette nouvelle fonctionnalité lors de l’étape de “Configuration de l’envoi” :

Capture_d_e_cran_2021-04-09_a__16.43.53.png

Le template de mail sera alors disponible lors de la création d’un nouveau rapport.

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Vous pourrez désormais configurer des templates quotidien, hebdomadaire ou mensuel et y injecter les rapports de votre choix.

Pourquoi mes envois programmés ont été mis en pause ?

Myposeo possède un système de mise en pause automatique des envois.

Les envois détectés par le système sont donc en état "stoppé" et cela est visible dans la liste des envois programmés de l'outil de rapport > colonne "état" :

 

mceclip0.png

 

Cela a été mis en place pour éviter que des destinataires ne reçoivent des rapports vides, erronés ou partiels

 

Pour quels motifs des envois programmés sont stoppés ?

Voici les messages qui peuvent être affichés dans l'interface :

  • Rapport contenant des blocs inactifs
    • Cas de figure : un de vos rapports contient comme source un outil qui ne fait plus partie de l'offre. La donnée n'est donc plus accessible et le bloc est désactivé. Le rapport doit donc être actualisé pour supprimer les blocs vides.

 

  • Rapport supprimé
    • Au moins un rapport inclut dans l'envoie programmé a été supprimé. Dans ce cas, vous pouvez éditer l'envoi pour supprimer ou modifier le rapport en question. Il suffit ensuite de réactiver l'envoi qui sera reprogrammé.

 

  • Rapport contenant des projets supprimés
    • Un rapport peut contenir des blocs provenant de différents projets. Si au moins un projet est supprimé, alors le rapport est considéré comme contenant des blocs en erreur. Vous pouvez alors actualiser le rapport et relancer l'envoi.

 

Comment identifier les rapports en erreur ? 

Depuis la liste des rapports, vous avez la possibilité de filtrer sur "projets supprimés"

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Où trouver la liste de mes rapports programmés ?

La liste des rapports programmés se situe au même endroit que la liste des rapports. 

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